Помощник руководителя отдела продаж (с функциями офис-менеджера)

Обязанности:

Тендеры

• Регистрация и аккредитация (переаккредитация) на ЭТП (44ФЗ, 223ФЗ), ЕИС, на коммерческих площадках, поиск новых торговых площадок.
• Поиск и анализ тендеров на торговых площадках по 44ФЗ/223ФЗ, (РТС-тендер Сбербанк-АСТ, ЭТП ZakazRF, Фабрикант, ЭТП ГПБ, B2B, ЛСР-Групп, Форум-Групп, ГК Самолет УГМК Холдинг, Закупайка и т.д.
• Анализ экономического целесообразного участия в тендере.
• Согласование участия в торговых процедурах внутри компании.
• Подготовка документов для участия в торговых процедурах (Электронный аукцион, запрос предложений, запрос котировок, конкурсов и т.д.).
• Взаимодействие с заказчиками и ответственными лицами по вопросам тендерной документации как по телефону, так и через торговые площадки (Запрос разъяснений).
• Участие в электронных аукционах, запросах предложений, запросах котировок, конкурсов и т.д
• Ведение отчетности по результатам тендера.
• Заключение договора поставки, государственных контрактов через торговые площадки, по электронной почте, в системе ЭДО.
• Оформление банковских гарантий (согласование форм банковских гарантий между банком и заказчиком), гарантий на исполнение контракта, гарантий платежа, гарантий качественного исполнения обязательств.

Офис

• Распределение почты, как бумажной, так и электронной. Регистрация входящей, исходящей корреспонденции в Excel файле, еженедельное посещение почты России для отправки и получения писем компании, работа с курьерскими службами по договорам
• Ведение табеля сотрудников офиса СПб
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярских товаров, бумаги, хозяйственных товаров, товаров для кухни и праздников, Закупка препаратов для пополнения корпоративной аптечки.
• Помощь командировочным сотрудникам (Поиск и заказ билетов для сотрудников компании, поиск, заказ и обеспечение оплаты и документооборота с объектами размещения в городе командировки (переписка с гостиницей, проверка счетов, отслеживание оплаты и предоставления закрывающих документов для бухгалтерии)
• Работа с МФУ по просьбе сотрудников (сканер, копир, распечатка).
• Составление и размещение вакансий на hh.ru, подбор и проведение собеседований с потенциальными соискателями по вакансиям
• Размещение и ведение договоров в Битрикс24, создание событий о совещаниях в битрикс24
• Ведение совещаний и собраний, подготовка повестки квартальных собраний
• Поддержание в актуальном состоянии переговорной (календарь, вода, чай, кофе, сладости и пр.), встреча гостей
• Подготовка календаря компании, корпоративных подарков компании, Заказ корпоративных пакетов, организация доставки корпоративных подарков (СДЭК и пр.)
• Модерация входящих звонков на офисные номера, модерация основного ящика корпоративной почты
• Взаимодействие с УК по вопросам обслуживания офиса

Требования:

• опыт работы с тендерами от 1 года до 3 лет.
• знание тендерного законодательства (44ФЗ/223ФЗ)
• знание и умение работать с электронными площадками
• пунктуальность
• внимательность
• аккуратность
• многозадачность
• быстрая переключаемость с одного вида деятельности на другой

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ
• Система мотивации обсуждается на собеседовании
• Просторный офис рядом с м. Выборгская
• По-настоящему дружный и позитивный коллектив
• Пятидневка 9.00-18.00